Personalizziamo testi e tabelle presenti nel verbale di assemblea dei soci, fino alla predisposizione del pdf/a indispensabile per il deposito in CCIAA. Tale guida si applica anche a Relazione sulla Gestione e Relazione del collegio Sindacale, ove previsti.
Personalizzare il Verbale Assemblea in GBsoftware
Cliccando sul pulsante “Verbali Assemblea”, dovrà essere inserito il nome del file che andiamo a predisporre:
Si apre il seguente menù:
La prima parte, include le funzioni del word processor.
La seconda parte, è l’intestazione del verbale, ed include delle “costanti” che sono raccordate all’anagrafica e che consentono il riporto di una serie di testi già presenti senza doverli digitare manualmente (come i dati societari). Le costanti sono eliminabili/inseribili.
La terza parte, riporta un testo base proposto da GB. L’utente, se vuole, può limitarsi a modificare le parti evidenziate in giallo, fare delle scelte tra più alternative nelle sezioni evidenziate in verde e può usare il copia incolla dall’esterno.
La quarta parte, riguarda delle tabelle preimpostate che possono essere compilate o eliminate (tabelle a schema libero possono invece essere inserite con una funzione dell’editor 
)
La quinta parte, “Strumenti”, consente di gestire l’inserimento/cancellazione di tabelle e costanti. Inoltre è da qui che si effettua salvataggio, stampa, storicizzazione ed altre funzionalità.
Funzioni di word processor
Di seguito si riepilogano le funzioni presenti nell’editor:
(*) La Gestione carattere prevede anche altre funzioni, tra cui la modifica del colore del carattere, l’apice, il pedice, la barratura, la doppia sottolineatura e l’evidenziatore:
Per eliminare l’evidenziato dal testo occorrerà scegliere “Sfondo del testo” e selezionare “Automatico”. Per cambiare i colori dell’evidenziatore, si può anche fare click su “Altro” trovando ulteriori colori.
(**) Con “Gestisci tabella” dall’editor è possibile inserire nuove tabelle libere, cioè a compilazione manuale, collocandole direttamente nel testo:
La funzione consente anche di aumentare o diminuire le righe e colonne, di spezzare in parti orizzontali (Split) una tabella già costruita, e da “proprietà”, di stabilire colore di sfondo, bordi e spessore di ciascuna cella.
La funzione può essere utilizzata anche per cancellare tabelle o parti di tabelle precedentemente inserite, in tal caso, occorre fare click su una cella della riga o della colonna che ci interessa, successivamente fare click su Elimina.
Intestazione e costanti
Le costanti possono essere modificate selezionandole con il mouse. Il cursore si posiziona nella costante, la frase si evidenzia, il puntatore del mouse diventa una freccia. A questo punto la costante può essere eliminata. Ad esempio, eliminiamo il capitale sociale dal frontespizio:
Personalizziamo il frontespizio inserendo la mail pec dell’azienda:
Per l’inserimento di una costante: posto il cursore nell’esatto punto del testo (1), fare click su “gestione costanti” degli Strumenti (2), selezionare la tab “Inserisci costante” (3), fare click su “ins” nella riga che individua la costante scelta (4).
nel caso si intenda cancellare una riga testuale o un paragrafo, che contengono anche una o piu’ costanti, prima occorre eliminare la costante, poi si può procedere liberamente sul resto del testo.
Compilazione o cancellazione delle Tabelle
Il documento riporta delle tabelle (preimpostate) tenendo conto delle previsioni civilistiche. Esse sono visibili all’apertura del documento e seguono le stesse regole delle altre tabelle del software GB, per cui, le celle raccordate alla contabilità hanno il consueto sfondo azzurro e sono forzabili, le celle con formule sono arancioni e le celle con dati da input sono bianche.
Vediamo l’iter di compilazione di una tabella di questo tipo:
Riepilogando, per compilare una Tabella occorre cliccare sulla medesima (1), posizionarsi così al suo interno: se la tabella è stata selezionata allora apparirà il suo ID (Cod. Tabella) nella barra “Strumenti” in basso. A questo punto fare click su “Apri” (2). La tabella verrà aperta e sarà compilabile (3) nell’esempio abbiamo inserito la quota del 5% dell’utile di esercizio, da destinare alla riserva legale. Una volta compilati i campi fare click su esci (4). Le modifiche verranno salvate e riportate nel documento sottostante.
Per cancellare la Tabella:
Per cancellare una Tabella occorre cliccare sulla medesima (1), posizionarsi così al suo interno: se la tabella è stata selezionata allora il suo ID (Cod. Tabella) apparirà nella barra “Strumenti” in basso. A questo punto fare click su “Elimina” (2).
Per cancellare una Tabella, è VIETATO selezionarla e premere “CANC” sulla tastiera: verrebbe compromessa la struttura del file.
Altre funzionalità
Nella sezione strumenti troviamo ulteriori funzionalità come “copia su altre ditte” 
e “nascondi righe vuote” 
.
“Copia su altre ditte” consente di copiare l’assemblea dei soci su cui si sta lavorando, duplicandola su di un’altra ditta (esempio dalla GB999 alla ditta 00001) in modo che rientrando nella seconda ditta l’assemblea sia già predisposta con medesimi testi, tabelle e costanti. La funzionalità opera anno su anno (nel nostro caso dal 2015 al 2015).
“Nascondi righe vuote” è una funzione che si applica a tutte le tabelle preimpostate presenti nella relazione in quel momento, e consente di evitare di mostrare le righe prive di valori lasciando inalterate quelle valorizzate. Sulle tabelle preimpostate non è altrimenti possibile intervenire sul singolo rigo, (si può solo eliminarle completamente secondo la procedura vista precedentemente) mentre sulle tabelle a schema libero, eventuali righe vuote possono essere rimosse direttamente dall’utente.
Stampa e crea il definitivo per fascicolo
Dopo ogni variazione occorre effettuare il salvataggio facendo click sull’apposito pulsante 
, a questo punto è possibile la stampa 
. Tutti i documenti del modulo si possono ottenere nei formati:
DOC
PDF
PDF/A
La procedura avverte con un messaggio dell’avvenuta creazione del file, riportando il percorso in cui lo stesso viene salvato.
La maschera di scelta prevede anche la possibilità di modificare il piè di pagina
Per inserire il diverso testo occorre fleggare l’apposito check.
Il testo inserito verrà riportato in ciascuna pagina che compone il documento e la modifica avrà efficacia SOLO in fase di stampa, indipendentemente dall’opzione scelta. Per non inserire il piè di pagina nei documenti, eliminare il testo riportato per default nell’area in giallo facendo “canc”.
Per la creazione del definitivo per fascicolo, prima è necessario fare click sul pulsante “Elenco Documenti” 
. Si apre una gestione da cui è possibile:
- rinominare il documento,
- duplicare il documento per fare un versionamento: più versioni dello stesso verbale di cui una sola può essere inserita nel fascicolo (definitiva per fascicolo)
- cancellare il documento.
Ad esempio:
Ciascun documento può essere storicizzato, cioè reso immodificabile da editor, cliccando sul check “Storicizza”. Solamente uno può anche essere reso definitivo per fascicolo, cliccando sul check “Definitivo per fascicolo”.
Questo status sarà rappresentato nella parte inferiore della finestra anche con un rigo esplicativo evidenziato in rosso:
Tale scelta consente di trasferire il documento nel “fascicolo dei documenti da depositare” al registro delle Imprese (Infocamere/CCIAA), a cui si accede facendo click sull’apposito pulsante:
. Nel nostro esempio, troveremo nel fascicolo “Verbali assemblea 3”.
Qualunque scelta può essere modificata prima dell’invio ad Infocamere, destoricizzando o deselezionando il check Definitivo per fascicolo.
Fascicolo: riepilogo dei documenti da depositare
Entrando in quest’ultima gestione, troveremo la situazione dell’esempio:
Quindi selezionando “Verbali assemblea 3” e le altre relazioni, si può procedere alla conversione in pdf/a facendo click sull’apposito pulsante. Appare il seguente messaggio:
I file pdf/a selezionati e convertiti, verranno collocati nella cartella:
C:\Gb\App\Dati\2015\Bil_europeo\Bilancio-Europeo-PDF_A-XBRL\NOMEDITTA\
dove è presente l’istanza.xbrl, SE precedentemente è stata resa definitiva per fascicolo nel menù “Bilancio e N.I. in xbrl” 
.
Cliccando sulla descrizione della cartella (che è anche un link):
Avremo la possibilità di gestire materialmente i file del bilancio (copiare, inviare, ecc):
Si raccomanda di non tagliare o spostare i suddetti file ma di lasciarli nella cartella istituzionale.
Questa guida si applica anche alle relazioni “Relazione sulla Gestione” e “Relazione dei Sindaci” sia per l’editor/tabelle/costanti che per l’iter di formazione/storicizzazione/creazione del pdf/a.
Per ulteriori informazioni sul menù “Verbale Assemblea” consultare la guida on-line generale sui documenti di bilancio o la guida on-line dell’assemblea.
BB101- MM/10