Caso pratico: Importazione Estratto Conto con GB Bank Studio

Caso pratico: Importazione Estratto Conto con GB Bank Studio

“Sono in possesso dell’estratto conto dei miei clienti in formato “Excel”. Come posso utilizzare tali file per automatizzare la procedura di registrazione in Prima nota ed abbinare gli incassi/pagamenti alle fatture registrate?”

In Contabilità GB è possibile attivare la procedura “GB Bank Studio”, sviluppata da GBsoftware al fine di velocizzare e snellire il lavoro di registrazione di Prima nota. L’applicazione consente la riconciliazione dei movimenti di conto corrente attraverso la creazione di “regole” del tutto personalizzabili.

Nota bene Il software consente di importare file di estratto conto non solo in formato Excel ma anche in TXT e CSV!

La funzione “Estratto Conto” è presente in:

  • Contabilità
    • Prima nota
      • Pulsante “Importa registrazioni”

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Come importare i file di estratto conto

Selezionare file

All’accesso nella gestione la procedura ci chiede subito di selezionare il file oggetto di importazione.

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Creare – selezionare modello banca

Una volta importato il file si apre automaticamente la maschera di “Creazione/selezione modello banca” dove possiamo:

  • Scegliere di applicare un modello banca già esistente
  • Crearne uno nuovo

Il “modello banca” consente di definire il contenuto delle colonne presente nel file importato.

Nella maschera clicchiamo il pulsante “Nuovo” quindi indichiamo nelle colonne:

  1. Il nome dell’istituto di credito
  2. Il nome del modello
  3. Il conto “banca” da utilizzare per le registrazioni di prima nota

Clicchiamo “Applica modello selezionato” per utilizzare il modello appena creato (4).

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Definire intestazioni colonne

Ora dobbiamo definire le intestazioni delle colonne, indicandone il contenuto.

Per definire le colonne effettuare doppio click sopra la dicitura “Non importare” quindi indichiamo uno dei valori proposti dal software.

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Creare regole

Una volta definito il contenuto delle colonne è necessario creare delle regole.

La creazione delle regole permette di associare ad una stringa di testo, quindi ad un movimento di c/c, una causale contabile e/o un conto.  Le regole possono essere create in corrispondenza delle colonne “Causale contabile” o “Descrizione”.

Per creare una regola dobbiamo:

  1. Effettuare doppio click sopra la stringa di testo che ci interessa
  2. Nella maschera che si apre indicare la causale contabile e/o il conto

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Alla chiusura della maschera la regola sarà applicata a tutti i movimenti di estratto conto “Pagamento premio assicurativo” (nel nostro caso).

La corretta applicazione della regola può essere controllata mediante la colonna “Definita regola” che conterrà il simbolo Spunta verde se per il movimento di c/c è stata applicata una regola, oppure X rossa se non è stato possibile applicare alcuna regola.

Per ogni singolo movimento possiamo applicare una sola regola.

Scorriamo quindi tutto il file al fine di individuare altre possibili regole.

Nota bene È possibile creare delle regole sfruttando il nome di eventuali clienti/fornitori al fine di associare il codice cliente/fornitore quindi la fattura incassata/pagata.

Le regole create potranno essere applicate in tutte le successive procedure di importazione automatizzando sempre di più la procedura di registrazione delle prime note.

Predisporre prime note contabili

Una volta create/applicate le regole ritenute opportune clicchiamo il pulsante “Avanti” per passare alla predisposizione delle prime note contabili di incasso/pagamento.

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Nella maschera così aperta troviamo le prime note predisposte in base alle regole che abbiamo stabilito. Da qui possiamo modificare quanto predisposto e integrare con le informazioni mancanti, come ad esempio la fattura di incasso/pagamento.

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Registrare in Prima nota

Clicchiamo quindi “Registra in Prima nota” per registrare incassi e pagamenti in contabilità.

Per ulteriori informazioni è possibile consultare la guida online.

GB Bank Studio è un modulo aggiuntivo del software INTEGRATO GB! Contatta il reparto commerciale per ulteriori informazioni e per richiedere l’abilitazione: [email protected] – 06-97626328

RIV/12

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