Caso pratico: Registrazione fatture elettroniche prodotte con altri software

Caso pratico: Registrazione fatture elettroniche prodotte con altri software

“Devo procedere alla contabilizzazione delle fatture emesse e ricevute per una ditta che gestisce il ciclo attivo e passivo con un software diverso da GB. La ditta in questione provvede ogni mese a fornirmi i file delle fatture, ma come posso importarli in Contabilità GB?”

La contabilizzazione delle fatture elettroniche tramite l’acquisizione dei relativi file XML è possibile grazie alla gestione “Importa fatture elettroniche” presente in “Contabilità”, sezione “Prima nota”.

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Al primo accesso nella gestione “Importa fatture elettroniche” viene visualizzata la maschera dove è necessario definire le impostazioni iniziali che saranno applicate a tutti i file importati.

 

Impostazioni iniziali

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L’indicazione delle impostazioni è fondamentale e richiede necessariamente la definizione del criterio di attribuzione della data di registrazione dei documenti, sia emessi che ricevuti.

Una volta indicata la modalità di attribuzione della data di registrazione, se non vogliamo definire altre impostazioni, possiamo selezionare il flag “Conferma la compilazione delle impostazioni”, quindi “Conferma impostazioni”.

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Selezione file XML da importare

Nella maschera che si apre clicchiamo il pulsante “Seleziona i file XML da importare” per accedere alla cartella dove abbiamo precedentemente salvato le fatture elettroniche.

Selezioniamo tutti i file oggetto di importazione, quindi clicchiamo “Apri”.

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Alla conferma dei file selezionati la procedura visualizza la maschera di “Esito importazione file XML”.

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In questa maschera il software effettua dei controlli al fine di impedire l’importazione di uno stesso file più di una volta.

Se il file selezionato è già stato importato il programma segnala “File XML già importato”, mentre se la fattura che stiamo importando è già presente nella gestione con un altro nome file il programma segnala “Documento già presente”.

Nota bene In alcuni casi il software segnala “documento in uso o accesso negato” a causa di alcune limitazioni di Windows, pertanto è necessario applicare alcuni accorgimenti.

  • I file contenuti in una cartella in formato “.zip” devono essere “estratti” prima di procedere all’importazione
  • La cartella o i file non devono essere salvati sul Desktop
  • La cartella contenente i file non deve avere attiva la proprietà “Sola lettura”

 

Registrazione fatture emesse e ricevute

Una volta completata l’importazione la procedura suddivide in automatico i file tra documenti emessi e ricevuti, e poi per mese.

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Per procedere alla registrazione è necessario cliccare sul pulsante Puntini, posto in corrispondenza di ogni file nella colonna “Registra doc.”.

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Il software predispone la prima nota in base ai dati presenti nel file XML e alle impostazioni iniziali indicate.

Per ulteriori informazioni sulle funzionalità della gestione “Importa fatture elettroniche” è possibile consultare la relativa guida online.

CB101 – RIV/10

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