Grazie al modulo aggiuntivo del CRM (Customer Relationship Management) è possibile utilizzare una serie di strumenti utili allo svolgimento dell’attività aziendale come pianificare e tenere sotto controllo appuntamenti, telefonate, scadenze oppure richieste informazioni, in modo da poter avere una migliore gestione del rapporto con i propri clienti.
Sebbene generalmente il CRM sia associato al mondo aziendale, nulla vieta poter utilizzare le potenzialità di tali strumenti anche da parte di professionisti o studi.
Si ricorda, che per poter abilitare il CRM per la propria licenza è necessario abilitare GBinWeb, per la propria ditta, utilizzando l’applicazione “collegamento Studio-Cliente”. Inoltre, è consigliato creare un utente master collegato a tale ditta in modo da poter accedere a tutte le proprie ditte con un’unica credenziale di accesso.
Panoramica della Gestione
Accedendo al modulo del CRM verrà presentata una maschera contente il calendario.
Tale calendario può essere compilato cliccando in alto su 
e selezionando una delle voci previste, che sono:
- Attività: nel caso in cui si voglia andare ad inserire una nuova attività da svolgere (come potrebbe essere un appuntamento, l’invio di documenti oppure un promemoria di una scadenza);
- Opportunità: se si vuole andare ad inserire dei dati inerenti una trattativa commerciale con dei potenziali clienti;
- Progetti: per poter organizzare un programma di lavoro, da svolgere eventualmente con i propri collaboratori.
Andiamo a vedere alcuni esempi su come utilizzare concretamente tali funzioni.
Attività: Comunicazioni ai clienti
Tramite la funzione “Attività” possiamo inviare delle comunicazioni ai propri clienti.
Ipotizziamo, ad esempio, che il nostro Studio fornisca delle circolari per informare mensilmente i propri clienti sulle ultime novità in materia fiscale.
Procediamo quindi con il creare un’attività inserendo un file allegato esterno che potrà essere condiviso con i propri contatti. Tale allegato potrà essere poi accompagnato da un messaggio di testo.
In questo modo i nostri contatti sempre tramite il modulo CRM vedranno sia l’allegato che il messaggio di testo.
Oltre a tale comunicazione eventualmente è possibile anche inviare una E-mail, oppure decidere di escludere determinati contatti dall’invio del messaggio.
Attività: Gestione degli appuntamenti
Sempre tramite la gestione delle attività è possibile tenere traccia dei propri appuntamenti, avendo anche una panoramica su quello che c’è da svolgere mensilmente/settimanalmente e giornalmente
Per ciascuna attività inserita sarà possibile avere anche una serie di funzionalità avanzate.
Ipotizziamo ad esempio di fissare un appuntamento per la pratica di finanziamento di un nostro cliente. Aprendo l’appuntamento stesso possiamo avere una chat diretta con il cliente, dove magari gli ricordiamo la documentazione mancante per la pratica in oggetto.
Sempre nello stesso appuntamento possiamo inserire una checklist con le attività eseguite o da svolgere, inserendo anche degli allegati.
Nell’esempio, abbiamo inserito l’elenco dei documenti richiesti dalla banca, mettendo la spunta sui documenti in nostro possesso. I documenti sono stati poi allegati dall’apposita sezione.
Vediamo che in questo modo non abbiamo solo un semplice calendario, ma possiamo gestire anche delle funzionalità più avanzate per gestire al meglio le pratiche.
Opportunità: gestione dei clienti
Utilizzando la funzione di Opportunità possiamo ad esempio inviare delle proposte/preventivi ai potenziali clienti. Oltre ad allegare la proposta stessa ed inviarla per email, possiamo anche inserire un valore di riferimento della stessa e una percentuale di chiusura del preventivo stesso.
Tutte le varie opportunità saranno poi visibili dalla relativa bacheca e saranno organizzabili tramite etichette personalizzabili.
Nell’esempio sotto riportato sono state divise le varie proposte effettuate, indicando anche quelle accettate/rifiutate o quelle che magari hanno manifestato interesse ma che ancora non sono state chiuse.
Bacheca Progetti
E’ inoltre possibile gestire una bacheca dei progetti, condivisibile con i propri collaboratori, dove inserire allegati, documenti e clienti/fornitori coinvolti nel progetto.
Per ciascun progetto è possibile abbinare una etichetta personalizzabile, in modo da poter organizzare meglio gli stessi in base a delle categorie predefinite.
Nell’esempio sopra riportato abbiamo inserito dei progetti, condivisi con i nostri collaboratori (come testimoniato dalla sezione “Partecipanti”) suddivisi in base allo stato dell’attività – ovvero “In Lavorazione”, per tutte quelle attività che ancora sono in corso; “Chiarimenti” per quei progetti che sono terminati ma che hanno necessità di delucidazioni da parte di altri soggetti e “Conclusione” invece per tutti quei progetti che sono terminati.
WB102 – FAN/8
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