La procedura di importazione dell’estratto conto è stata sviluppata al fine di velocizzare e snellire il lavoro di registrazione di prima nota, consentendo la riconciliazione dei movimenti di conto corrente attraverso la creazione di apposite “regole”, del tutto personalizzabili.
Con la procedura di importazione di estratto conto di GB è possibile importare file in formato excel, ma anche .csv e .txt., automatizzando la procedura di registrazione in prima nota quindi l’abbinamento di incassi/pagamenti alle fatture contabilizzate.
Gestione Importa estratto conto
La gestione “Importa estratto conto” è presente in contabilità> prima nota.
Procedura per l’importazione di un file di estratto conto
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- Selezione del file
All’accesso nella gestione la procedura richiede di selezionare il file oggetto di importazione.
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- Creazione – selezione del modello banca
Dopo la selezione del file è necessario procedere alla creazione di un “Modello banca”.
Cliccare quindi il pulsante “Nuovo” e compilare i campi:
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- Istituto di credito
- Nome modello
- Conto prima nota
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Dopo aver definito i parametri sopra elencati possiamo applicare il modello, cliccando “Applica modello selezionato”.
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- Definizione delle colonne
Il file che abbiamo importato viene quindi ricaricato nella struttura dove dobbiamo definire quali sono le informazioni contenute nelle colonne.
In particolare dobbiamo andare a compilare l’intestazione delle colonne effettuando doppio click nelle celle verdi “non importare”.
Nel menu così aperto definiamo per ogni colonna:
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- Data di registrazione
- Causale contabile e/o descrizione
- Importo dare (accrediti) e importo avere (addebiti) oppure Importo Dare/Avere
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- Creazione delle regole
Dopo aver correttamente definito il contenuto delle colonne possiamo procedere con la creazione delle “regole”.
La creazione di una regola ci consente di associare, ad un movimento di conto corrente, la relativa contropartita.
Le regole devono essere definite sfruttando il testo contenuto nelle colonne “Causale contabile” e/o “Descrizione”: è necessario individuare una o più parole che identificano in modo univoco un determinato movimento.
Ad esempio, devo associare il conto della “cassa” ai versamenti di denaro contante relativi agli incassi di un negozio.
Come creare la regola?
In questo caso il testo della regola lo troviamo contenuto nella colonna “Causale contabile” e può essere “Versam.Contanti”; effettuiamo quindi doppio click sopra la relativa cella ed impostiamo la causale contabile, il conto e la descrizione in prima nota quindi apponiamo il check su “Applica”.
All’uscita dalla maschera il software applicherà la regola a tutti i movimenti la cui causale contabile contiene la descrizione “Versam. Contanti”.
In corrispondenza dei movimenti in cui è applicata una regola troveremo il testo colorato in blu e la spunta 
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NB. Prima di passare allo step successivo “Predisposizione delle prime note” è necessario creare almeno una regola!
Tutte le regole definite saranno riapplicabile in altri modello di estratto conto.
- Predisposizione delle prime noteUna volta definite le regole clicchiamo il pulsante “Avanti” per passare alla maschera di predisposizione delle prime note.
Nel modello utilizzato nel nostro esempio abbiamo applicato 23 regole che, nello step successivo, si traducono in 199 registrazioni di prima nota pronte per essere registrate!
- Abbinamento fattura
- Se il conto abbinato ad un movimento è di un cliente o di un fornitore è possibile procedere all’abbinamento della fattura al fine di effettuarne la chiusura della partita.
Per abbinare una fattura è necessario effettuare doppio click sopra la cella verde posta in corrispondenza del movimento e della colonna “Abbina fattura”.
Dalla maschera così aperta è visualizzato l’elenco delle fatture da cui selezioneremo quella cui corrisponde il movimento.
- Registrazione in prima nota
Dopo aver ultimato l’eventuale abbinamento delle fatture è possibile registrare le prime note, cliccando 
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Saranno registrate in prima nota tutte quelle con stato 
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Nel caso in cui l’utente tenti di importare nuovamente lo stesso estratto conto le prime note già registrate avranno stato 
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Effettuando doppio click sopra l’icona è possibile visualizzare l’anteprima della registrazione già presente in contabilità.
Applicazioni Software collegate all’articolo:
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