Conservazione file 2017: rilascio applicazione

Da oggi eseguendo l’update del software, dal pulsante “Multi Ditta” è disponibile l’applicazione Conservazione sostitutiva 2017. Permetterà la conservazione sostitutiva dei file XML di Dati Fatture, Liquidazioni Periodiche Iva e Fatture Elettroniche PA 2017.

Grazie a questo rilascio, con semplici passaggi di configurazione e pochi click, è possibile adempiere all’obbligo di conservazione digitale (c.d. Conservazione Sostitutiva) per i file XML inviati tramite il Sistema d’Interscambio. Ricordiamo il termine ultimo per la conservazione è entro i tre mesi dal termine fissato per la presentazione della dichiarazione dei Redditi (art.7 comma 4 ter DL 357/94- art. 3 comma 3 DM 17.06.2014), e comunque non oltre la scadenza del certificato di firma digitale con cui sono stati marcati i file da conservare, a prescindere dal rinnovo della stessa;

La Normativa di Riferimento

Il Decreto del 17 Giugno 2014 del Ministero dell’Economia detta le modalità di conservazione di tutti i documenti fiscalmente rilevanti.

Il D.lgs. 127/2015 stabilisce che, per quanto riguarda le Fatture Elettroniche, l’attività di conservazione è assolta dall’Agenzia delle Entrate, ma secondo l’art 2220 del Codice Civile “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”. Da ciò è possibile dedurre che, sebbene l’obbligo fiscale sia assolto dall’Agenzia delle Entrate, l’obbligo civilistico permane in capo alle imprese.

A questo quadro normativo va aggiunto anche l’art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale che sancisce che “Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso”. Tuttavia, tale obbligo viene meno solo nei confronti dei rapporti con la PA.

Riassumendo quindi si può affermare che, sebbene come abbiamo visto da un punto di vista fiscale gli obblighi di conservazione sono a carico della PA (sia direttamente che tramite l’Agenzia delle Entrate), permane comunque l’obbligo civilistico in capo alla ditta.

Oltretutto, far sì che la ditta provveda alla conservazione in modo autonomo (direttamente o tramite intermediario) premette sicuramente una maggiore autonomia della gestione documentale. Ad esempio, basti pensare a cosa succederebbe se si dovesse ricercare un documento di qualche esercizio fa: è sicuramente molto più semplice e rapido ricercarlo tramite una procedura integrata nel proprio gestionale, proprio come quella che viene data da GBsoftware.

Termini per la Conservazione

La Conservazione Sostitutiva deve avvenire entro i tre mesi dal termine fissato per la presentazione della Dichiarazione dei Redditi.
Nel caso in cui Certificato di Firma o l’Ambiente di Sicurezza del Destkop Telematico scadano prima del termine sopra indicato, la Conservazione Sostitutiva deve essere fatta prima di tale termine.
Nel dettaglio:

Fatture Elettroniche: entro la data di scadenza del certificato di firma digitale con cui sono stati marcati i file da conservare, a prescindere dal rinnovo del certificato di firma digitale;
Dati Fatture, Liquidazioni Periodiche Iva: entro la data di scadenza del certificato di firma digitale con cui sono stati marcati i file da conservare, a prescindere dal rinnovo del certificato di firma digitale, oppure se sono stati firmati tramite il servizio di Desktop Telematico entro la data di scadenza dell’ambiente di sicurezza.

Novità rispetto alla Conservazione File 2016

La novità principale rispetto alla Conservazione GB 2016 è rappresentata dal fatto che ora è possibile inviare in conservazione, oltre alle Fatture Elettroniche PA 2017, anche i Dati Fatture (impropriamente chiamato “Spesometro”) e le Liquidazioni Iva Periodiche, cosi come anticipato dalla News Conservazione file 2017: Dati Fatture, Liquidazioni Iva e Fatture Elettroniche.

Tutte e tre le tipologie di documenti sono richiamabili dalla medesima interfaccia, dando la possibilità di applicare diversi filtri per verificare lo stato della conservazione dei singoli documenti.

Inoltre, è stata aggiunta la possibilità a quelle ditte che, pur generando e inviando i propri file con altri applicativi, desiderano comunque utilizzare la Conservazione GB. Per maggiori informazioni cliccare qui.

La Conservazione File 2017 nel Software GB

Per poter accedere alla gestione, una volta eseguito , è sufficiente andare in e selezionare Conservazione Sostitutiva.

Una volta avviato l’applicativo si apre la maschera con selezionato l’anno corrente dell’adempimento/documento oggetto di conservazione () e, come suggerito dalla procedura, possiamo andare a filtrare il tipo di documento () da conservare.

La procedura carica tutti i file generati in GB per il tipo documento inserito e le relative ricevute se gestito l’invio internamente tramite Console Telematica GB.

E’ possibile filtrare anche singole ditte selezionando dall’elenco il e facendo click su .

Il Responsabile della Conservazione

Come prima cosa obbligatoriamente per ogni cliente presente nella griglia è necessario impostare il Responsabile della Conservazione.

Nel caso in cui si siano già conservati dei documenti per l’anno 2016, il responsabile sarà già impostato di default e riportato nella relativa colonna.
Cliccando su , si apre una maschera con tutti i clienti e i relativi responsabili. Se sono presenti più intermediari sarà necessario selezionarlo dal menu a discesa.

Una volta impostati gli intermediari, per poter completare il processo di conservazione sostitutiva è obbligatorio inviare a GBsoftware la delega firmata digitalmente da parte del Responsabile della Conservazione. Senza tale passaggio non possono essere creati gli ambienti per la conservazione e pertanto la Conservazione non può avvenire.
È possibile fare ciò direttamente dalla procedura interna.
Per ulteriori informazioni consultare la guida on line.

Per poter procedere con la compilazione e l’invio delle delega alla Conservazione è necessario effettuare i seguenti passaggi:

Accedere alla sezione DELEGHE – Deleghe per l’incaricato al servizio di conservazione con GBsoftware,

Cliccare per aprire la maschera di controllo per compilare i dati richiesti. I dati vengono compilati in maniera automatica dalla procedura ove possibile, eventualmente sarà necessario rettificarli o ultimarli,

Scaricare la delega già precompilata con i dati che abbiamo inserito e salvarla in una determinata cartella cosi da poterla firmare digitalmente,

Inserire la delega firmata digitalmente,

Opzionalmente poi possiamo visualizzare la delega inserita, per poter ricontrollare i dati, eliminare la delega inserita, nel caso magari contenga qualche errore (ma non sarà possibile eliminare la delega se questa risulta già inviata a GBsoftware)

Inviare la delega firmata a GBsoftware. Senza quest’ultimo passaggio non è possibile procedere con la successiva creazione degli ambienti e pertanto la conservazione non può avvenire.

da Esito Delega possiamo vedere lo stato del servizio. Appena inviata la delega questo cambierà in “In attesa di approvazione” e massimo 5 giorni dalla ricezione della conferma di adesione al servizio lo stato cambierà in:

Accettata, e si potrà proseguire con i passaggi successivi.
Rifiutata, nel caso vi siano errori nella delega (come ad esempio, dati errati o incompleti). Gli stessi sono segnalati da una e dal relativo errore che ha generato lo scarto.

Pronti per la Conservazione

Una volta che sono stati impostati i responsabili e che la delega alla conservazione è stata accettata da GBsoftware, verranno predisposti i relativi ambienti, ovvero quello “spazio virtuale” dove saranno conservati i documenti a norma di legge.

La corretta creazione dell’ambiente di conservazione è testimoniata dall’icona nella colonna “Ambiente cedente/Ambiente responsabile” all’interno del menù di configurazione dei responsabili,

o direttamente nel menu principale in corrispondenza del nominativo della ditta.

Possiamo quindi andare a selezionare

Anno
Tipo Documento: tra Fattura Elettronica PA, Dati Fatture, Liquidazioni Periodiche Iva

In automatico nella griglia sottostante viene ricaricata la lista dei documenti pronti per essere inviati in conservazione. Se abbiamo gestito direttamente da GB l’invio dei file all’Agenzia tramite console telematica, troveremo sia i file che le notifiche già caricate e quindi sarà sufficiente selezionarli tutti (anche di tutte le ditte) ed inviarli tramite il pulsante .
NB: l’invio dei documenti in conservazione è possibile farlo anche se gli ambienti di conservazione del cedente o del responsabile non sono ancora creati. I file saranno, comunque sia, prelevati dal sistema.
Se invece l’invio dei file all’Agenzia non è stato gestito tramite Console Telematica, è necessario caricare manualmente i file.
Per procedere, è possibile filtrare la ditta per la quale occorre caricare i file e cliccare su .

Ricercare il nome del file firmato da conservare.
NB: è possibile selezionare più file contemporaneamente premendo il tasto SHIFT.

Nella colonna “Nome file firmato inviato” sarà riportata la nomenclatura del documento (o dei documenti) selezionato.
Allo stesso modo, sebbene non sia obbligatorio ma è comunque consigliato, andiamo a selezionare anche la relativa notifica.
Una volta importati selezionati tutti i documenti, è sufficiente selezionare i file e cliccare su

E’ ovviamente possibile selezionare più documenti per ditte diverse.
Nel caso dobbiamo mandare in conservazione anche le altre tipologie di documenti (Dati Fatture e Liquidazioni Periodiche Iva), sarà sufficiente cambiare il e ripetere la procedura.

…e se non ho una ditta nella maschera?

Nel caso in cui le fatture elettroniche o gli altri adempimenti vengano generati esternamente a GBsoftware ma la Conservazione si voglia gestire in GB, è possibile aggiungere la ditta facendo click su , (previo inserimento della stessa all’interno dell’Anagrafica Ditte).
Si aprirà una maschera dove potremmo aggiungere la nostra nuova ditta.

Una volta fatto ciò, la ritroviamo nella griglia. A questo punto sarà necessario come per le altre ditte procedere alla compilazione/firma/invio della delega oltre che alla selezione manuale dei vari file.

Le ditte importate manualmente hanno anche la possibilità di far eliminare le righe dei documenti
(a patto che lo stesso non sia già stato mandato in conservazione) semplicemente selezionando la riga interessata e facendo click su . Se tutte le righe vengono eliminate, verrà eliminata anche la ditta stessa.