Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega

La conservazione digitale a norma è un processo tecnologico che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico. GBsoftware, nei giorni scorsi, ha rilasciato la possibilità di adempiere a tale adempimento tramite una nuova applicazione “Conservazione Sostitutiva”.

Il Decreto Ministeriale del 17/06/2014 stabilisce che oggetto di conservazione sostitutiva sono i modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento di natura fiscale, per cui è prevista una presentazione all’Agenzia delle Entrate.

Nel dettaglio possiamo procedere alla conservazione:

  1. Fatture Elettroniche;
  2. Liquidazioni Iva Periodica – Esterometro
  3. La circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/2006 evidenzia quali documenti siano rilevanti al fine dell’applicazione del DM 23 gennaio 2004 in materia di dematerializzazione dei documenti fiscali, in particolare:

  4. libro giornale e inventari;
  5. scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
  6. scritture ausiliari di magazzino;
  7. registro dei beni ammortizzabili;
  8. bilancio d’esercizio – composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa;
  9. registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto;
  10. dichiarazioni fiscali;
  11. libro soci;
  12. modulistica relativa ai paramenti, alle fatture e documenti simili;
  13. M. Libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione, delle deliberazioni delle assemblee, ecc…..

Accesso alla gestione Conservazione Sostitutiva

Per poter procedere alla conservazione di tali documenti è necessario accedere all’applicazione “Conservazione Sostitutiva” da:

  • Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Conservazione accedi per l’area web tramite il seguente link: https://gbsoftware.cloud/dashboard/app/main e cliccare su Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Accedi ;
  • Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Pulsante multiditta , Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Conservazione sostitutiva per lo studio con GBsoftware.

Se nella chiave di licenza di GB è presente sia la conservazione fino al 2018, che quella dal 2019, cliccando su pulsante Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega si ha la possibilità di scegliere cosa effettuare:

  1. Conservazione fino al 2018;
  2. Conservazione dal 2019.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Multiditta

Cliccando “Conservazione dal 2019”, per accedervi, è necessario selezionare l’intermediario ed indicare la password.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Selezione intermediario

Confermando, per l’intermediario selezionato, verrà aperta la maschera della Conservazione sostitutiva con le linee guida da seguire per procedere a conservare i documenti.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - linee guida

N.B: nella maschera saranno presenti le sole ditte abbinate all’intermediario selezionato, quindi se la ditta interessata per cui è necessario conservare i documenti non è presente, verificare se sin gestione “Multi ditta” – Gestione Intermediari – Ditte abbinate, è presente l’intermediario selezionato.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Maschera ditte abbinate

Maschera configurazione Area Web

Per gli utenti che effettuano la conservazione tramite area web, se il pacchetto di conservazione è stato già acquistato, la configurazione sarà già settata e bloccata e l’utente potrà procedere con la compilazione delle delega. Sarà sempre possibile aggiungere nuove configurazioni così da poter conservare o integrare le classi documentali già acquistate.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Compilazione ed invio delega

Se invece non è stato acquistato, e si vuole farlo, indicare su tipologia acquisto “Web (fattura cliente).

Successivamente, occorrerà selezionare cosa dover conservare tra fatture elettroniche, lipe/esterometro e altri documenti e salvare.

A questo punto sarà possibile effettuare l’acquisto delle classi inserite tramite il carrello Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Pulsante carrello .

Una volta salvata la configurazione ed effettuato l‘acquisto, si potrà procedere a compilare ed inviare la delega.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Stato di conservazione della ditta

Se l’ambiente è collegato allo studio, nel software GB interno, accedendo al modulo conservazione, l’intermediario abbinato potrà visionare lo stato di conservazione della ditta ma non potrà inviare i documenti in quanto la maschera sarà di sola lettura in quanto gestita dal cliente in area web.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Stato di conservazione ditta

Invece, se lo studio ha creato un ambiente master, dove ha collegato la ditta da poter visualizzare e monitorare in area web, potrà accedere al modulo conservazione, e anche se il pacchetto è stato acquistato dal cliente potrà adempiere al servizio di conservazione dei documenti al suo posto.

Maschera configurazione GB Studio

Per gli utenti che effettuano la conservazione tramite software GB, da pulsante multi-ditta, conservazione sostituiva, accedendo alla configurazione per l’intermediario selezionato, si potrà definire per ogni ditta con area web se la conservazione dovrà essere gestita dal cliente a spese proprie, oppure a carico dello studio, o se è lo studio che la gestisce internamente.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Tipologia acquisto

Con questo ultima modalità, l’area web potrà comunque visionare l’applicazione ma senza inviare i documenti in conservazione in quanto la gestione sarà di sola lettura.

Se invece la ditta non ha l’area web, la tipologia di acquisto che potrà essere indicata è solamente se effettuarla internamente con GBsoftware.

Una volta scelta la tipologia di acquisto in entrambe le ditte, sarà necessario configurare le classi documentali da conservare tra fatture, lipe/esterometro e altri documenti e salvare.

Una volta concluso, se sono state indicate tipologie di acquisto a carico dello studio, e questo non le aveva già acquistate, è possibile farlo cliccando su genera carrello posto in altro a destra della maschera, dove saranno riepilogati tutti i pacchetti da acquistare.

Compilazione delega ed invio a GBsoftware

Una volta che il pacchetto di conservazione è stato configurato, è possibile procedere alla compilazione delle delega come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014.

I passaggi da eseguire sono gli stessi sia per chi esegue il processo di conservazione in area web che chi internamente al software GB.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Compila delega

Per prima cosa è necessario compilarla tramite la colonna “Compila Delega” Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Compila delega .

All’apertura della maschera sarà possibile controllare i dati riportati in automatico dalla procedura, rettificarli o ultimarli e procedere alla generazione della delega.

All’interno, in base alla tipologia della ditta e al tipo di conservazione acquistata, potremo trovare i seguenti dati:

  1. I dati della ditta: codice fiscale, partita iva, ragione sociale, indirizzo e numero civico, comune, cap, provincia, e-mail (sono compilati in automatico con i dati presenti in anagrafica ditta ad eccezione del numero civico);
  2. Titolare/Legale Rappresentante/Amministratore: se la ditta è una società, oltre ai dati anagrafici (presenti per tutte le ditte), è presente anche tale sezione che sarà valorizzata in automatico se nell’anagrafica della ditta sono presenti i dati del Firmatario;
  3. Intermediario: in caso di tipologia di acquisto “Interna a GB”, è presente la sezione “Intermediario” con i dati del soggetto con il quale abbiamo aperto la gestione (compilati in automatico con i dati presenti nella gestione “intermediario” ad eccezione del numero civico).

I campi contraddistinti di colore rosso sono obbligatori, e se non valorizzati non permettono di generare la delega (pulsante Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Genera delega disabilitato disabilitato).

Se invece tutti i dati obbligatori sono presenti, il pulsante Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Genera delega sarà attivo e cliccabile.

Proseguendo, basterà confermare i dati inseriti e la delega sarà generata.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Conferma salvataggio

Generata la delega, il pulsante “Compila Delega” assumerà il colore verde Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Compila delega .

Compilata e generata la delega, sarà possibile scaricare la delega cliccando su Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Scarica delega , per poi poterla firmare digitalmente o manualmente ed inserire la data.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Scarico delega

La delega firmata deve poi essere selezionata dal pulsante Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Invia delega presente nella colonna “Inserisci ed invia delega”.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Inserisci ed invia delega

Selezionato il file, e confermando il messaggio, in automatico sarà inviato a GBsoftware.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Invio a GBsoftware

E’ possibile visionare la delega caricata ed eliminarla finché non è stata accettata da GBsoftware.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Delega visualizzata

Una volta inviata, la colonna “Esito Delega” cambierà lo stato in Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - In attesa di approvazione “In attesa di approvazione da parte di GBsoftware (tempo richiesto entro 5 giorni dall’invio)”.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Colonna esito delega

Come indicato dal messaggio, se la delega risulta compilata correttamente, GBsoftware entro i 5 giorni dalla ricezione darà la conferma di adesione al servizio e lo stato cambierà in Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Spunta verde accettata così da permettere l’invio dei documenti in conservazione.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Delega accettata

Se non risulta essere presente l’acquisto del pacchetto di Conservazione, nell’esito della delega sarà presente Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - In attesa di approvazione con lo stato: “In attesa di approvazione, non risulta presente il pagamento della fattura”.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Delega in attesa di approvazione

Nel caso vi siano errori nella delega (come, ad esempio, dati errati o incompleti) sarà scartata da GBsoftware e sarà presente la Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Delega respinta dove sarà indicato il motivo dello scarto.

Conservazione Sostitutiva: configurazione e invio delega - Delega scartata

N.B: L’iter della delega è fondamentale per completare il processo di conservazione. Se la ditta non ha inviato tramite la procedura l’incarico al servizio di conservazione dei documenti digitali, non potrà procedere con la conservazione dei file.

Per maggiori informazioni sul funzionamento della Conservazione Sostitutiva è disponibile la guida online a questo link.

WB103 – FSA/16

Scarica il software senza impegno!

Scarica il software senza impegno!



Ricevi la news giornaliera

Ogni giorno i nostri esperti analisti rilasciano una news operativa per agevolare l’utilizzo del programma e mostrare gli aspetti più interessanti delle applicazioni. Il servizio è gratuito.



Scarica il software senza impegno!