Il revisore deve raccogliere e descrivere le procedure di revisione svolte e le conclusioni a cui perviene in appositi documenti definiti “carte di lavoro del revisore”.
Ciò è espressamente previsto nell’art. 10-quater comma 7 del D.lgs. 39/2010 che prescrive la creazione di un fascicolo per ogni anno di revisione contenente gli elementi probativi a sostegno del proprio giudizio di revisione e a dimostrazione di aver svolto il proprio incarico in conformità ai principi internazionali di revisione.
È inoltre stabilito che il fascicolo della revisione venga chiuso entro 60 giorni dalla data di sottoscrizione della relazione di revisione e che tale documentazione venga poi conservata per i 10 anni successivi.
Normativa
- D.lgs. 39/2010 Articolo 10-quater comma 7
- (ISA Italia) 230 – La documentazione della revisione contabile
- (ISQC Italia) 1 – Controllo di qualità
Relativamente a forma, contenuto ed ampiezza della documentazione della revisione l’ISA 230 fornisce alcune indicazioni stabilendo il principio che le carte di lavoro debbano essere essenziali, complete e dettagliate in modo da consentire ad un revisore esperto, che non abbia alcuna cognizione dell’incarico, di comprendere il lavoro svolto e le conclusioni raggiunte.
Le carte di lavoro possono essere archiviate in formato cartaceo, elettronico o di altro tipo; tuttavia, il principio (ISQC Italia) 1, al paragrafo 46, ribadisce che il revisore deve adottare procedure idonee a garantire riservatezza, custodia, integrità, accessibilità e recuperabilità della documentazione dell’incarico. Tale aspetto assume un’ulteriore rilevanza pratica tenuto conto che le carte di lavoro costituiranno la base dei controlli di qualità ai sensi dell’art. 20 del D.lgs. 39/2010.
Le carte di lavoro devono essere completate ed archiviate in modo razionale cosicché sia possibile ritrovare rapidamente le informazioni relativamente ai singoli aspetti della revisione; nella prassi i fascicoli annuali vengono divisi in quattro categorie:
- Archivio permanente, contenente quelle informazioni rilevanti tali da dover essere riviste ogni anno ed eventualmente aggiornate;
- Archivio generale, contenente i documenti relativi alla pianificazione e completamento della revisione;
- Archivio analisi, contenente le verifiche sulle singole poste di bilancio;
- Archivio delle verifiche periodiche ai sensi dell’art. 14, c. 1, lettera b del D.lgs. 39/2010.
Si ricorda infine che le carte di lavoro sono documenti di proprietà del revisore, come affermato nel paragrafo A63 del principio ISQC 1, e che lo stesso possa mettere a disposizione dei clienti alcune sezioni o estratti della documentazione dell’incarico, sempre che tale diffusione non pregiudichi la validità del lavoro svolto.
Il software “Revisione Legale”
Nel software GB le carte di lavoro sono strutturate secondo un profilo logico-temporale, questo permette al revisore di essere guidato nella loro compilazione.
Dalla schermata principale, cliccando su una delle sei fasi, si accede alle relative carte di lavoro.
Ad esempio, cliccando sulla fase 1 “Attività preliminare” si accederà alla seguente schermata che mostra le carte di lavoro da compilare.
Le carte di lavoro, per rispettare l’iter corretto, dovranno essere compilate da sinistra verso destra secondo un ordine temporale.
Vediamo come esempio la carta di lavoro “Questionario di valutazione dell’adeguatezza organizzativa”.
Cliccando sull’apposito pulsante si aprirà la carta di lavoro
Come previsto dalla normativa ad ogni carta di lavoro viene attribuito in automatico dal sistema il numero identificativo, in questo caso “1-C.1”
Per renderla ulteriormente identificabile, inoltre, sono visibili una serie di informazioni aggiuntive, tra cui la ragione sociale della ditta oggetto di revisione e la data di chiusura del bilancio revisionato
La carta di lavoro sarà resa definitiva e non modificabile cliccando sul tasto “Completata” ma ancora non è archiviata
Come da normativa il revisore avrà 60 giorni dalla data di sottoscrizione della relazione di revisione per archiviare le carte di lavoro.
L’archiviazione avviene cliccando sul tasto “Archivia” all’interno della carta di lavoro
In automatico il software archivia la carta di lavoro nell’archivio corretto tra le 4 tipologie viste nella seziona introduttiva.
Per accedere all’archivio in cloud basta cliccare sul pulsante “Applicazioni” in altro a destra e poi su “Documentale”
Sarà visibile nella colonna di destra la cartella “Revisione” contente i 4 archivi (Analisi, generale, permanente, verifiche periodiche) con all’interno le carte di lavoro archiviate come visto in precedenza.
In questo esempio è stata archiviata la carta di lavoro “Questionario di valutazione dell’adeguatezza organizzativa” con il codice “1-C.1” nell’archivio “generale”.
Questo non è l’unico modo per visualizzare il PDF delle carte di lavoro, una volta archiviata sarà possibile vedere l’anteprima direttamente all’interno della procedura (senza necessariamente accedere alla documentale) cliccando sul tasto “Anteprima”
L’archiviazione in cloud proposta da GB permette di garantire la riservatezza, custodia, integrità, accessibilità e recuperabilità delle carte di lavoro e la loro conservazione per dieci anni come previsto dalla normativa.
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