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GB InWeb creazione e gestione degli Utenti

Grazie alla Gestione Utenti di GB inWeb è possibile creare degli utenti secondari, in modo da permettere ad ognuno di loro di accedere alle varie applicazioni attraverso l’inserimento di credenziali personalizzate.

Ciascun utente potrà poi eventualmente essere limitato nelle ditte visualizzabili e sulle applicazioni su cui operare. In questo modo si potrà avere per ciascun utente creato un controllo completo su chi può accedere alla propria Area Web e che cosa può o non può fare.

Accesso alla gestione

È possibile accedere alla Gestione Utenti direttamente dalla maschera principale di GB inWeb oppure dalla voce “Applicazioni” – “Utenti” posta in alto a destra, richiamabile da qualsiasi applicazione di GB.

GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: applicazioni utenti

Accedendo la prima volta troveremo come unico utente quello con cui è stato effettuato il login. Nella gestione troveremo:

A blu - GB InWeb creazione e gestione degli Utenti Nella parte a sinistra tutti gli utenti presenti per la nostra licenza;

B blu - GB InWeb creazione e gestione degli Utenti Nella parte a destra le informazioni di dettaglio dell’utente selezionato.

GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: dati anagrafici

Creazione di un nuovo utente

Per poter procedere alla creazione di un nuovo utente è sufficiente cliccare su Nuovo - GB InWeb creazione e gestione degli Utenti ed andare ad inserire:

  • I Dati Anagrafici e di Accesso, ovvero le informazioni generali sull’utente, come ad esempio Cognome, Nome, tipologia di utente, oltre all’indirizzo e-mail dove l’utente riceverà le credenziali per effettuare il primo accesso
  • GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: dati anagrafici e di accesso

  • L’Abbinamento Ditte, cioè le ditte a cui l’utente può accedere;
  • GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: abbinamento ditte

  • Le Abilitazioni per ogni singola applicazione. Nel caso siano state selezionate più ditte sarà possibile personalizzare i permessi per ciascuna ditta/codice attività.
  • GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: abilitazioni

    Una volta definiti tutti i parametri, è possibile procedere con il salvataggio dell’utente.

    Invio delle credenziali e primo accesso

    Terminata la creazione dell’utente e salvato il tutto, un messaggio ci avviserà che le credenziali per il primo accesso sono state inviate tramite e-mail all’indirizzo specificato precedentemente, nella sezione relativa ai dati anagrafici e d’accesso.

    A questo punto il nuovo utente riceverà una mail di questo tipo:

    GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: creazione utente

    Come indicato nel messaggio, sarà possibile effettuare il login cliccando sul pulsante Accedi alla piattaforma ed inserendo le credenziali di accesso contenute nella mail stessa:

    GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: accedi gb inweb

    Se le credenziali sono corrette, una volta fatto click su Login sarà necessario modificare la password con una che rispetti determinati parametri:

    GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: modifica password

    Per i prossimi login, l’utente dovrà utilizzare la nuova password impostata.

    Modificata la password, sarà possibile accedere alle ditte e alle applicazioni impostate in fase di creazione dell’utente. Nell’esempio, avevamo abilitato unicamente due ditte su quattro della nostra area web. Infatti, aprendo la selezione delle ditte, noteremo che saranno selezionabili solo quelle impostate:

    GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: ditte selezionabili

    Esempi di utilizzo sulla Gestione Utenti

    Vediamo ora alcuni esempi pratici su come utilizzare la Gestione Utenti con degli esempi pratici:

    A) Nella mia Area Web gestisco due ditte. Ognuna di queste deve essere abbinata a un singolo dipendente, il quale si occuperà unicamente della fatturazione attiva.

    Dopo aver creato le anagrafiche, in Abbinamento Ditte procediamo con l’abbinare le singole ditte con il relativo dipendente:

    GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: abbinare singole ditte

    In Abilitazioni lasciamo la Fatturazione completamente attiva, mentre in Console toglieremo la spunta da Console Passiva (eventualmente anche da Opzioni Console, se non vogliamo che questi operino delle modifiche in tal senso).

    GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: fatturazione attiva e spunta no su console passiva

    A questo punto sarà sufficiente ripetere la stessa procedura per l’altra anagrafica del dipendente creato, avendo unicamente cura di selezionare la seconda ditta disponibile in Abbinamento Ditte.

    B) Devo abilitare l’utenza per il mio dipendente commerciale: si occuperà unicamente di prendere contatto con i clienti e redigere dei preventivi da inviare sulle specifiche fornite dagli stessi.

    Creata l’anagrafica ed abbinata la ditta sarà sufficiente impostare nelle abilitazioni:

    • L’attivazione del modulo del CRM;
    • GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: abilita crm

    • In Fatturazione attiviamo unicamente il documento di tipo preventivo in lettura e in scrittura, abilitando anche la possibilità di procedere alla stampa dei documenti;
    • GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: abilita fatturazione

    Cosi facendo l’utente avrà pieno accesso al modulo del CRM, mentre in Fattura potrà unicamente

    C) Voglio condividere dei documenti con un mio collaboratore esterno, facendolo accedere alla Gestione Documentale. Ovviamente tale utente non deve aver accesso a nessun’altra gestione delle applicazioni GBinWeb.

    Basterà ripetere i passaggi per la creazione di un’anagrafica utente e abbinare la stessa. In Abilitazioni disabilitare tutte le applicazioni, ad eccezione del Documentale. Inoltre, possiamo decidere di permettere o impedire il caricamento dei file da parte dell’utente.

    GB InWeb creazione e gestione degli Utenti: permetti caricamento documenti

    Per maggiori informazioni è disponibile la guida online.

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    TAG Creazione utentiGB inWebgestione utenti

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